スキルアップ

仕事メールで分かりやすい日本語を書くために気をつけること7つ

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こんにちは。

 

仕事でメールを書くときに、分かりやすい文章にするために気をつけているポイントをまとめました。

 

読みにくい文章は相手に伝えたいことが伝わらないです。

 

この記事はこんな方向け

  • 仕事で相手に伝わりやすい日本語を書きたい
  • 「何を書いているのか分からない」と上司から言われる
  • 3分で日本語の書き方のポイントを押さえたい

 

 

伝わる文章力をつけるために気を付けていること

 

① 主語と述語を近づける

 

1文の中で主語と述語をできるだけ近づけると読み手が理解しやすくなる。

 

読み手は、主語が登場すると述語を待ちながら読み進めるもの。

 

いつまでも述語が登場しない文は、読み手を疲れさせてしまう。

 

修正前

私はブログを書くことはやりがいを感じ自分自身の頭の整理に役立つものだと思っています。

修正後

ブログを書くことはやりがいを感じ自分自身の頭の整理に役立つものだと私は思っています。

 

② 1文を短くする

 

1文はできるだけ短く。

 

1文が長いと、読者は意味を追いかけるのが大変。

 

長い1文は読者に2~3回読みなおしを”強要”しているようなもの。

 

読点は1文内に2個までで済む短さがちょうどいい。

 

3つ目の句読点が必要になりそうになったら、文を分ければよい。

 

修正前

英語のリスニング力を向上させるためには、聞こえた英語を書き取るディクテーションが効果的で、毎日、自分の関心があるコンテンツを選んで教材として書き取る練習をする事で、英語力がグングン伸びます。

修正後

英語のリスニング力を向上させるためには、聞こえた英語を書き取るディクテーションが効果的です。

自分の関心があるコンテンツを選び、教材として毎日書き取る練習をする事で英語力がグングン伸びます。

 

③ 箇条書きを心掛ける

 

仕事メールを開くとダラダラと長い文章が書いてあったら嫌気がさす。

 

いくつかの項目や言葉を並べるときに、箇条書きを使うと分かりやすさが断然増すもの。

 

また見た目がスッキリするため、読者がパッと目を向けやすく理解しやすくもなる。

 

修正前

英語のディクテーションに準備するものは、スマホやPCなどの音声再生機器、黒ペン、赤ペン(聴き取れなかった英単語の記載用)、ノート、英英辞典(英和辞典も可)です。

修正後

英語のディクテーションに準備する物は以下の5点です。

    1. 音声再生機器(スマホ、PCなど)
    2. 黒ペン
    3. 赤ペン(聴き取れなかった英単語の記載用)
    4. ノート
    5. 英英辞典(英和辞典も可)

 

④ 修飾語と被修飾語をできるだけ近づける

 

修飾語と被修飾語の位置が離れると、意味の解釈に迷いが生まれることがある。

 

以下の修正前の文は、茶色いのは机なのかバッグなのか迷ってしまう。

 

修正前

茶色い机の上に置いてあるバッグは私のものです。

修正後

バッグが茶色の場合

机の上に置いてある茶色いバッグは私のものです。

机が茶色の場合

茶色い机の上に置いてあるのは、私のバッグです。

 

⑤ 意味が同じ言葉は統一する

 

仕事で言葉の定義を合わせて統一しておくことはすごく大事。

 

同じ意味の言葉はひとつの言葉に統一することで、言葉の解釈のズレを防ぐことができるから。

 

以下の例文では、同じ意味の言葉に「取引先」、「顧客」、「クライアント様」の3語が使われている。

 

読者に「違う意味でそれぞれ使っているのかもしれない」と余計な事を考えさせてしまう危険が潜んでいる。

 

意味が同じであれば、ひとつの言葉に統一することで分かりやすくしたほうがいい。

 

修正前

取引先とは良好なビジネス関係を構築したいです。

 

顧客の満足度は私たちにとって最重要です。

 

クライアント様の不満を解消できない状態が長引くと、最悪の場合ビジネスを失います。

 

 

修正後

顧客とは良好なビジネス関係を構築したいです。

 

顧客の満足度は私たちにとって最重要です。

 

顧客の不満を解消できない状態が長引くと、最悪の場合ビジネスを失います。

 

⑥ 1文の中に同じ言葉を繰り返し過ぎない

 

1文の中に同じ言葉が繰り返し登場すると、少しくどい印象に。

 

「書かないと読む人がよく理解できないかも」と思い、つい同じ言葉を繰り返してしまいがちになるのはよくあること。

 

特に「~したり、~したり、~したり」と同じ表現を多投しないほうがいい。

 

幼稚っぽい文章になってしまうから。

 

修正前

スペイン語ができるようになるには、スペイン語を毎日聞いてスペイン語の文法知識を増やすことが大切です。

修正後

スペイン語ができるようになるには、スペイン語を毎日聞いて文法知識を増やすことが大切です。

 

⑦ 漢字の当て字を使わない

 

漢字のあて字を使うと文章がカタくなってしまう。

 

読みやすさの観点から、1文の中で漢字、ひらがな、カタカナのバランスを意識。

 

以下の言葉に当て字を使ってしまいがちなので要注意。

 

  • 予め ⇒ あらかじめ
  • 等 ⇒ など
  • ~する時は ⇒ するときは
  • 出来る ⇒ できる
  • 直ぐに ⇒ すぐに
  • 殆ど ⇒ ほとんど
  • 何故 ⇒ なぜ
  • 頂く ⇒ いただく

修正前

ドイツ語を勉強するは、予め時間を確保する直ぐに取り掛かれるようにしましょう。

修正後

ドイツ語を勉強するときは、あらかじめ時間を確保するなど、すぐに取り掛かれるようにしましょう。

 

まとめ

 

特に上記に書いた7点が仕事のメールを書くときに気をつけていること。

 

読みやすい文章は相手にストレスを与えないので、書いた自分の評価が高まる。

 

  1. 主語と述語を近づける
  2. 1文を短くする
  3. 箇条書きを心掛ける
  4. 修飾語と被修飾語を近づける
  5. 意味が同じ言葉は統一する
  6. 1文の中に同じ言葉を繰り返し過ぎない
  7. 漢字の当て字を使わない

 

読んでいただき感謝。

 

ではまた。

 

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